8 قواعد أساسية لاجتماعات ممتازة

بقلم - روجر شوارتز: 

إن أردت عقد اجتماعات فعّالة مع فريق عملك، ستضطر إلى اعتماد قواعد أساسيّة - والتوافق حول كيفيّة استعمالها.
على امتداد ثلاثين عاماً ساعدتُ خلالها فرقاً من القياديين، طوّرتُ ثماني قواعد أساسيّة تساعدهم على الارتقاء بمستوى أدائهم، وتحسين علاقاتهم، وضمان رفاهيّتهم الفرديّة.
- أعلن وجهات نظر واطرح أسئلة صادقة. انتقل من أسلوب مناجاة الذات وإعطاء التبريرات إلى أسلوب تحاور يسمح لجميع الأعضاء بفهم وجهات نظر الآخرين، وأعرف المزيد عن الاختلافات القائمة في آرائهم.
- قم بمشاركة جميع المعلومات المرتبطة بالموضوع المتناول. طوّر مجموعة متكاملة وشاملة من المعلومات تتقاسمها مع الآخرين وتساعدهم على حلّ المشاكل واتّخاذ القرارات.
- استعمل أمثلة محددة وصادِق على التعريفات المهمة. وتأكد من أن جميع أعضاء فريق العمل يستعملون المفردات ذاتها ليعنوا الأمر ذاته.
- اشرح المنطق الذي اعتمدته ونيّتك. مكّن الأعضاء من فهم كيفيّة توصّل الآخرين إلى استنتاجاتهم وبيّن مواقع الاختلاف في طريقة تحليلهم للأمور.
- سلّط الضوء على المصالح بدلاً من المواقف. وانتقل من الجدل بشأن الحلول إلى رصد الحاجات التي ينبغي تلبيتها لحلّ مشكلة محدّدة. بهذه الطريقة، ستحدّ من الخلافات غير المنتِجة وتعزّز قدرتك على تطوير حلول يلتزم بها جميع أعضاء فريق العمل.
- اختبر الافتراضات والاستنتاجات. اتّخذ قراراتك بالاستناد إلى معلومات صالحة، بدلاً من الاعتماد على افتراضات شخصيّة حول ما يعتقده أعضاء الفريق الآخرون وحول حوافزهم المحتمَلة.
- اضمن تصميماً مشتركاً للخطوات التالية، وعزِّز التزام الجميع بإحراز تقدّم كفريق.
- ناقش الأمور غير القابلة للنقاش. اطرح علناً مسائل مهمّة لم يتمّ التطرّق إليها، من النوع الذي يعرقل نتائج فريق العمل، ولا يمكن حلّه إلاّ في سياق اجتماع لهذا الأخير.
... ... ...
- (روجر شوارتز هو رئيس شركة «روجر شوارتز أند أسوشيتس» ورئيسها التنفيذي)